Lean Management ist schon länger für die freien Werkstattbetriebe ein fester Bestandteil der Prozessoptimierung in der Werkstatt. Das Spektrum der Lösungsansätze ist dabei weit gefasst: Von der Analyse der Laufwege in der Werkstatt über die Zuordnung von technischem Equipment an sinnvolle und feste Plätze im Betrieb bis hin zur optimalen Nutzung und Ausstattung von IT-Systemen wie z.B. Zeiterfassung, Achsvermessung, Kalibrierung etc.
Der administrative Bereich einer freien Werkstatt wird hierbei jedoch meist nicht genug oder nur zum Teil integriert. Dabei liegt aber gerade in der Beherrschung und Verzahnung der einzelnen administrativen Abläufe eine sehr große Stellschraube zur Steigerung der Effizienz und damit der Ertragskraft des Betriebes: Eine optimal aufgestellte Werkstatt nutzt wenig, wenn die administrativen Prozesse nicht parallel angegangen werden.
Die Optimierungspotenziale summieren sich in den Betrieben sehr schnell auf eine 5-stellige Summe pro Jahr,. Da aber vor allen Dingen der Inhaber und Unternehmer im Wust des Tagesgeschäfts manchmal regelrecht untergeht, werden diese Potenziale bislang nicht realisiert.
Die derzeit sehr gute Auftragslage in den Betrieben und die damit verbundene hohe Kapazitätsbelastung sowie die hohe Auslastung bringt viele Werkstatt-Inhaber in der organisatorischen Planung an Ihre Grenzen. Permanent die zeitliche und organisatorische Planung wieder über den Haufen zu werfen, erzeugt zusätzlichen Druck mit den Kunden und Mitarbeitern. Bisherige Ansätze für Verbesserungspotenzial gehen im Werkstattalltag immer wieder unter und werden spät oder gar nicht umgesetzt.
Dabei wäre gerade jetzt ein wenig Freiraum für eine unternehmenstragische Planung wichtiger denn je…
Zu oft geht aber durch fehlende oder falsche administrative Prozesse viel Geld verloren.
Eine optimal aufgestellte Werkstatt nutzt wenig, wenn die administrativen Prozesse nicht parallel angegangen werden. Man kann in der Werkstatt gar nicht so viel erwirtschaften, dass die Fehler aus dem Büro ausgeglichen werden können.
Das ist von „außen“, also außerhalb des Betriebes häufig viel besser zu sehen, als wenn man „mittendrin“ steht. Hier schleicht sich nicht selten eine gewisse Betriebsblindheit ein und manchmal ganz naheliegende Lösungen werden „im Wald vor lauter Bäumen nicht gesehen“.
Hier lohnt es sich daher, einen externen Praktiker als Betriebsberater z.B. mal für einen Tag in den Betrieb zu holen, um die wichtigsten Prozess-Störungen zu identifizieren. Gemeinsam mit dem Betriebsberater werden die Abläufe direkt vor Ort analysiert, auf ihr Optimierungspotenzial überprüft und dementsprechend gemeinsam ganz konkrete Lösungsvorschläge und Handlungsoptionen aufgezeigt. Mit optimalen Prozessen lässt sich das gleiche Ergebnis mit deutlich weniger Arbeit und Aufwand schaffen, so dass sich auch der Unternehmer wieder auf seine wesentlichen Aufgaben konzentrieren kann.
Dabei sind die besprochenen Themen und praktischen Bedürfnisse hinsichtlich der administrativen Prozesse in den Betrieben häufig identisch:
• fehlende oder unzureichenden Kommunikation zwischen Werkstatt und Kunden-Annahme (z.B. zum Auftragsumfang, separaten Kundenwünschen, Auftragserweiterungen etc.)
• Auftrags- und Schlüssellogistik
• nicht optimale Kapazitätsplanung
• fehlende oder falsch bestellte/gelieferte Teile und der damit Will man hier verbundene Mehraufwand für Annahme und Werkstatt-Mitarbeiter
• Handling und Betankung der Kunden-Ersatzfahrzeuge
• falsche oder ineffektive Fahrtenlogistik im Kunden Hol-/Bringservice, der zudem oft auch durch produktive MA oder sogar durch den Inhaber selbst durchgeführt wird
• fehlende Zusatzverkäufe
Verrechenbare Arbeitspositionen oder auch Kleinteile/Verbrauchsmaterialien werden vergessen und summieren sich in einer durchschnittlichen Werkstatt pro Jahr schnell auf deutlich 5-stellige Beträge. Hier lohnt es sich also, in eine ordentliche Auftrags-Nachkalkulation zu investieren.
Zudem bildet die fertige Rechnung bei Abholung des Fahrzeugs die Grundlage für die Kommunikation mit dem Kunden und sichert die sofortige Zahlung des Rechnungsbetrags.
Es lohnt sich also, im Bereich der administrativen Prozesse einmal genauer hinzuschauen. Fehler sind immer eine Chance zur Verbesserung, wenn wir dadurch die „versteckten Potenziale“ finden.
Können durch eine Optimierung der administrativen Prozesse sowie die konsequente Prüfung und Weiterberechnung von Zusatzaufwänden pro produktivem Mitarbeiter und Tag nur 0,5 Stunden zusätzlich abgerechnet werden, summiert sich das bei einem durchschnittlichem Betrieb mit 3,3 produktiven Mitarbeitern im Jahr auf insgesamt 29.000 Euro. Eine Nachkalkulation der tatsächlichen verbrauchten Kleinmaterialien mit einer Anpassung von 5 € pro Auftrag ergibt bei durchschnittlich 3.000 Aufträgen im Jahr einen zusätzlichen Mehrertrag von 15.000 Euro.
Damit ergeben bereits diese beiden Ansätze in der Optimierung der administrativen Prozesse insgesamt 44.000 Euro mehr Gewinn pro Jahr. Daher ist unsere Empfehlung:
Augen öffnen für die Potenziale, die man noch nicht kennt – denn man weiß nicht, was man nicht erwirtschaftet.
*Michael Zülch ist als Geschäftsführer der zülchconsulting GmbH als Berater und Trainer für die Kfz-Branche tätig.
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