Manuelle Inventur als wirtschaftliches Risiko
Die Inventur ist einer der sensibelsten Termine im Autohandel – und einer der wirtschaftlich riskantesten. Einmal im Jahr müssen Händler gegenüber Banken, Leasinggesellschaften, Versicherern und Wirtschaftsprüfern belegen, welche Fahrzeuge sich tatsächlich in ihrem Bestand befinden. Dabei geht es nicht um Listen, sondern um Millionenwerte, Kreditlinien und Sicherheiten.
In der Praxis basiert diese zentrale Entscheidungsgrundlage jedoch häufig noch auf handschriftlichen Listen, Excel-Tabellen und improvisierten Abläufen. Fahrzeuge werden von Hof zu Hof abgelaufen, Fahrgestellnummern notiert, Fotos gemacht und später manuell zusammengeführt. Fehler, Doppelerfassungen oder fehlende Fahrzeuge bleiben dabei oft unentdeckt oder werden erst dann sichtbar, wenn sie bereits finanzielle Konsequenzen haben.
Gerade bei Händlergruppen mit mehreren Standorten, Zwischenlagern und laufenden Fahrzeugbewegungen wird eine klassische Stichtagsinventur schnell zum Blindflug. Finanzierer und Wirtschaftsprüfer verlassen sich auf Zahlen, die unter Zeitdruck, mit wechselndem Personal und ohne durchgängige Plausibilitätsprüfungen entstehen. Schon wenige falsch erfasste FINs, ungeklärte Fehlbestände oder ein nicht erkannter Dunkelbestand können die Bewertung eines ganzen Standorts verzerren – mit direkten Auswirkungen auf Finanzierung, Rating und Liquidität.
Digitale Inventur als Steuerungsinstrument
Moderne Autohändler denken Inventur deshalb neu: nicht mehr als jährliche Pflichtübung, sondern als digitalen, revisionssicheren Prozess, der gemäß den Anforderungen des Wirtschaftsprüfers individuell angepasst werden kann. Digitale FIN-Erfassung per Smartphone, parallele Prüfungen an beliebig vielen Standorten, automatische Plausibilitätsprüfungen und eine zentrale Übersicht in Echtzeit sorgen dafür, dass aus einem Risiko ein steuerbares Kontrollinstrument wird. Ergänzungslisten für zusätzlich erfasste Fahrzeuge, die nicht in den Bestandsdaten vorhanden waren, lassen sich transparent, kollaborativ und nachvollziehbar aufarbeiten statt wochenlang in Excel, E-Mails und Rückfragen zu verschwinden. Diese ergänzten Fahrzeuge bieten zusätzliche Verkaufschancen und senken die Kosten des Dunkelbestands.
EXCON etabliert neue Maßstäbe für die effiziente Bestandserfassung in Europa
Über 2.500 Anwender setzen die digitale Inventurplattform von EXCON bereits europaweit ein – von Einzelbetrieben bis zu großen Händlergruppen mit dutzenden Standorten. Mehr als 40 Wirtschaftsprüfer und Prüfungsgesellschaften nutzen die Plattform als zentrale Grundlage für ihre Prüfungen.
Fahrzeuge werden direkt am Standort per Smartphone erfasst, mit Status, Zeitstempel, Standortdaten und optionalen Fotos versehen und auch offline gespeichert. Sobald wieder Empfang besteht, werden die Daten automatisch synchronisiert. Inventurleiter, Buchhaltung und Prüfer greifen dabei zentral auf dieselben Informationen zu. Abweichungen, Nachweise und Ergänzungslisten sind jederzeit nachvollziehbar verfügbar.
Die eigentliche Erfassung ist meist in einem Tag erledigt – das war sie auch früher. Der entscheidende Unterschied liegt in der Nachbearbeitung: Bei großen Händlergruppen reduziert EXCON diese von Monaten auf wenige Wochen, bei kleineren Betrieben von Wochen auf wenige Tage.
Das Ergebnis ist maximale Transparenz, geringerer interner Aufwand und eine belastbare, revisionssichere Grundlage für Finanzierung und einen termingerechten Jahresabschluss. Wer seine Bestände professionell steuern und Risiken minimieren will, sollte die Inventur nicht länger dem Zufall überlassen. Digitale Inventur ist heute kein Komfort mehr, sondern betriebswirtschaftlicher Standard.
